Lean metodai

Viešojo sektoriaus efektyvumo didinimas, veiklos procesų tobulinimas ir optimizavimas, vadybos sistemų valstybės institucijose taikymas yra vienas iš Vyriausybės prioritetinių darbų.

Būdama pažangi organizacija, nuolatos tobulindama veiklos procesus ir ieškodama efektyvių problemų sprendimo būdų bei veiklos rezultatų gerinimo galimybių, „Sodra“ jau nuo 2014 m. pradėjo diegti LEAN metodus. 

Išanalizavus LEAN metodus ir įvertinus „Sodros“ vykdomas veiklas bei procesus, buvo pasirinkti didžiausią pridėtinę vertę įstaigai ir klientams galintys sukurti metodai:

• 5S – sutvarkytos, aiškiai sužymėtos darbo vietos, naudojamos tik reikalingos darbo priemonės,  
• Asaichi – susirinkimų pagalba operatyviai valdoma veikla pagal veiklos stebėsenos rodiklius,
• Kaizen – teikiamos idėjos (pasiūlymai) užtikrinančios organizacijos tobulėjimą ir visų darbuotojų įsitraukimą, 
• PDTV („Planuok-daryk-tikrink-veik“) – surandamos problemos esminės priežastys ir numatomi veiksmai joms pašalinti – efektyvus problemų sprendimas, kovojant ne su pasekmėmis, o identifikuojant ir šalinant jų priežastis,
• 5 Kodėl? (sudedamoji PDTV metodo dalis) – klausinėjimu paremtas problemų sprendimo būdas – klausiame, kodėl iškilo problema, tam, kad surastume pirminę problemos priežastį(-is),
• Standartizuotas darbas – standartizuotos darbuotojų atliekamos operacijos užtikrina procesų stabilumą ir gerus rezultatus, 
• KPI (Key Performance Indicator) – tai esminis(-iai) veiklos rodiklis(-iai), naudojamas(-i) matuoti organizacijos progresą siekiant užsibrėžtų tikslų.

Išvardinti skirtingi LEAN metodai naudojami skirtinguose įstaigos padaliniuose ir veiklose, pavyzdžiui, 5S aktualiausias yra klientų aptarnavimo vietose, Standartizuotas darbas, PDTV, Kaizen – pagrindinėse įstaigos veiklose (pensinės / nepensinės išmokos, įmokų administravimas, registrų tvarkymas ir pan.).

Paminėtina, kad įdiegtų LEAN metodų nauda ypač išryškėjo Covid-19 pandemijos laikotarpiu: Asaichi ženkliai palengvino Fondo administravimo įstaigų vadovybės ir padalinių vedėjų komunikaciją bei pasitarnavo operatyviai sprendžiant tą dieną kylančius klausimus ir situacijas – jau turėjome sukurtą įrankį, sudariusį galimybę struktūrizuotai dalintis operatyvia informacija.

Taip pat Asaichi naudingas padalinių vadovų komunikacijoje ir klausimų sprendime su darbuotojais, dirbančiais nutolusiose darbo vietose (kituose miestuose).

Kaizen metodas, įsitraukiant darbuotojams, padėjo stebėti veiklą iš įvairių pusių – teikti pasiūlymai veiklos gerinimui (dėl klientų, prisijungusių prie EGAS, savo duomenų matymo ir perspėjimo), pasiūlymai stiprinti išorinę komunikaciją su klientais (dėl internete skelbiamos informacijos apie draudėjo priskaičiuotų VSD įmokų sumos bei mokamų atlygimų vidurkio tikslinimo) ir kt.         

PDTV labai padėjo sprendžiant vėluojančių A1 pažymėjimų išdavimo problemą – identifikavus ir pašalinus ilgalaikes įsišaknijusias priežastis, klientai A1 pažymėjimų sulaukia laiku.